仕事ができる人の秘訣!情報を共有化して仕事の生産性を大幅に上げる方法

 

出典 https://www.bourbon.co.jp/petit/

 

仕事の生産性が上がらない

社員間で仕事の負担が違いすぎる

社内の人間関係が悪い

 

このような会社に共通していることがあります。

 

それは情報の共有化ができていないせいかもしれません。

 

 

そこで今回は、なぜ情報を共有化する必要があるのか?情報を共有化する方法をご紹介します。

 

 

 

なぜ情報を共有化する必要があるのか?


会社が利益を出すためには、社員が業務で培った情報や知識・ノウハウを活用する必要があります。

そのため、会社にとって情報は宝です。

情報の共有ができていない会社は、宝を独占している状態、いわゆる”宝の持ち腐れ”の状態と言えるでしょう。

 

情報の共有は、会社をさらに成長させるために必要不可欠な要素であることは間違いありません。

 

 

情報の共有化ができていないと


情報の共有化ができていないことが原因で起こる問題があります。

ここでは代表的な三つの問題をご紹介します。

 

 

特定の人しか仕事ができない


情報を共有化できていないということは、「その人しか知らない情報」があるという状態です。

代わりの人がおらず、誰もその内容を知らないので、場合によっては業務がストップしてしまう恐れもあります。

それは企業として致命的な問題と言えるでしょう。

また、その社員が退職すれば、情報という宝は消えてしまいます。

時間をかけて培われた情報が消えてしまうのは、会社として損失です。

 

 

業務生産性の低下


情報の共有不足は、業務生産性の低下の原因にもなります。

情報を共有化できていれば、社員同士、同じような悩みや問題を抱えているケースでも、解決策もでやすくなります。

同じポイントで悩んでいる場合も多いのです。

しかし、それらの解決策を知っている社員がいても、情報の共有がなされていなければ意味はありません。

各々が業務時間の中で、それぞれが解決策を調べることになります。

 

そのことが原因で、時間のロスにつながり、業務生産性の低下の原因になります。

 

 

人間関係の悪化


情報の共有が不足していることで、人間関係にヒビを入れてしまう恐れもあります。

例えば、ある一人の社員に対して情報が共有されていなかったとします。

それが単なる「伝え忘れ」で、情報が伝達されなかっただけだとしても、受け取る人によってその捉え方は違います。

情報の共有不足という状況が続いたら、「意図的に自分に情報を伝えなかったのでは」、「自分のいないところで話が進んでいる」と不信感を抱く人がいるかもしれません。

 

 

情報の共有化の仕方


情報の共有化といっても、各人が自分の担当の情報を口々に共有すると、合理的ではないケースが多くあります。

そこで便利な方法がナレッジマネジメントです。

 

ナレッジとは「個人が持つ業務に関する有益な知識」を意味します。

具体的には、長く業務に携わり、たくさんの業務をこなすことで得られる知識や専門的な業務を通じて得られた知識などがあります。

こうしたナレッジを共有することにより、組織やチームの知識の底上げにつながります。

 

 

ナレッジマネジメント(KM)とは


一橋大学名誉教授野中郁次朗氏が、提唱した“knowledge management”の略で、個人が持つ知識や情報をチーム全体で共有する手法のことです。

 

個人が持つ知識や情報を、言葉に変えることのできる「形式知」と、なかなか言葉にできない“仕事のカン”といった経験則の「暗黙知」のふたつに分けて考えます。

形式知と暗黙知に関してはこちらの記事もご覧ください。

 

伝えることが苦手な方必見!仕事をわかりやすく伝えていく方法

 

 

情報共有化理想の形


知識、情報は独占することなく、それぞれの知識がメンバー間で共有され、暗黙知から形式知へ、逆に形式知から暗黙知へという変換させていくのが理想の形です。

 

暗黙知と形式知は各個人間を移動していくという理想的な形をSECIモデルといいます。

SECIモデルには「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」の4つのモードがあります。

 

 

①共同化


共同化では、主に経験の共有を通じて、個人の暗黙知が他の組織メンバーと共有され、異質な暗黙知の相互作用を通じて、新たな暗黙知が創出されていきます。

 

あなたと技術者が黙々と仕事をしているシーンです。

お互いに会話らしい会話はしていませんが、同じ経験を共有しています。

この時は、まだ2人の経験で終っています。

 

②表出化


表出化では、個人が蓄積した暗黙知が、言語やモデルなどの表現手段によって形式知として表現されます。

暗黙知を共同化できる範囲は限られますが、表出化された知識は集団としての共有が容易になります。

 

 

翌日の朝礼です。昨日の仕事の報告をします。

黙っていれば、あなたともう一人の技術者だけの共有体験で終りますが、全員に伝えることで、その経験がチーム全体に広がります。

 

 

③連結化


連結化では、形式知を組み合わせて、より良い形式知へと体系化します。

 

その話を聞いた同僚があなたにアドバイスをしてくれました。

こうやって既存の知識に新たな知識が加わり業務が改善する兆しが見えてきました。

 

 

④内面化


内面化では、共有された形式知が、暗黙知として再び個人に取り込まれます。

形式化された知識を実践の中で活用し、生きた知識として体得していく中で、新たな暗黙知が創造されていくのが理想的な形です。

頭で解ったことをちゃんと体にしみこませるプロセスです。

「わかる」と「できる」は違いますのでしっかりと反復練習をすると形式知は暗黙知になります。

 

最後に


仕事の生産性を上げるには知識、情報を共有することが欠かせません。

 

今回ご紹介したSECIモデルですが各モードは④で終わるのではなく、①に戻り各人の暗黙知が形式知になり組織、チームの財産になります。

これを繰り返すことによって独自のノウハウが産み出されていくのです。

私たちが日々の中でどれだけ情報の共有化ができているかが重要です。

 

 

情報収集の方法に関してはこちらの記事をご覧ください。

 

仕事ができる人の秘訣!情報収集の達人になる3つの方法

伝えることが苦手な方必見!仕事をわかりやすく伝えていく方法

 

出典 https://www.paris-miki.co.jp/products/glasses/madeinjapan/

 

「人に教えるより、自分で動いた方が楽」

 

「人に教えると疲れる」
「自分は教えるのに向いてないんじゃないか?」

 

そう考えた経験はありませんか?

 

教育係だとしても、ちょっとしたアドバイスを求められた時だとしても、人に教えるということは確かに難しいことです。
 

その理由の一つとして、日本では仕事のコツやノウハウを代々受け継ぐ文化がありましたが時間をかけて伝えることが難しい世の中になってきているということです
 
 

そこで今回は、仕事をわかりやすく伝えていくための2つの知識である形式知と暗黙知をご紹介します。

 

 

2つの知識


教える側の教えたいことと教わる側の教わりたいことの違いには2つの知識があります。

 
 

 

その2つの知識が形式知と暗黙知です。

 
 

企業でも職人でもスポーツの世界でも知識には形式知と暗黙知の2つの知識があります。

 

教える側はこの2つの知識を知っておくと教える時に疲れるということも減っていきます。

 
 

形式知


言葉や文章や絵や数値などにより表現が可能で、他人にもわかりやすい論理的言語によって伝達可能な知識です。

 

本に書かれている内容
説明書
仕事における作業手順書、マニュアル、報告書
などです。

 

つまり、仕事で作成するような書類は形式知になるということです。
 
 

暗黙知


一方、具体的な形に表現して他人に伝えることが難しいのが暗黙知です。

 

普段何気なく行なっている動作
経験則
ノウハウ
身につけた技術

などが挙げられます。

 
 

個人個人のコツは暗黙知に入ります。

熟練、ノウハウなどの行動スキルつまり経験則での勘や思い(信念)やメンタルモデル、視点と言った思考スキルなど、言葉などでは伝えることができない知識を暗黙知というのです。

料理人のゆで加減、味加減や営業マンのクロージングのタイミングなどが暗黙知として挙げられます。

 
 

日本の伝統と暗黙知


日本では言葉で伝えるよりも見て覚えたり、体感して覚えることを大事にしています。

また料理人や職人も、そういう形で技術を伝承してきました。

 

一般的な仕事であっても、先輩や上司が持っている仕事のコツやカン、ノウハウなどを代々受け継ぐ文化がありました。

 

しかし、暗黙知を伝えるには、時間がかかります。

現在は組織のあり方が変わり、人員を削減や働き方改革など経営環境が著しく変化しています。

技術を長い時間をかけて伝えるのは効率的ではありません。
 
特に大きな企業ほど、たくさんの人数にいろんなことを学んでもらうためには、それでは遅いといえます。
 
また正社員だけでなく、派遣やアルバイトなど多様な雇用形態があります。

そんな人の入れ替わりが多いような環境で暗黙知を伝えるのは困難を極めるのです。
 
このように現在の社会環境において暗黙知を伝えることが難しくなっているのです。
 
 

暗黙知をわかりやすく伝える方法


技術やノウハウを伝えていくには、暗黙知を形式知に変えることが重要になります。
形式知にするためには言語化、図形化といった形にする必要があります。
 
暗黙知を言語化するには、日頃から考えることが大切です。
 
どうしたら、どんな言葉にすれば伝わるのかを考えることで、いずれ言語として形づけることができるようになります。

 

 

形式知と暗黙知


人はそれぞれ独自の暗黙知・形式知が蓄積されています。

つまり、言葉でうまく説明できる知識と、そうではない知識があります。

そのために、教える人・教わる人の相性やスキルのギャップにより、教える人・教わる人双方にストレスがかかるため、教えるだけで疲れるのです。

 

 

相性とギャップ


教える人は相手の現状のレベルに応じて、形式知と暗黙知どちらを教えるか状況に応じて選ばなければいけません。

 

教える側が暗黙知・教わる側が形式知


相手が新人さんだと基礎が理解できていない段階でマニュアルに無いことばかり伝えてもなかなか理解できないはずです。

教える人は自分ができるやり方を伝えているのになぜできないのだろうとストレスになりますし、教わる人も「この人の教え方はわかりづらい」となってしまい、当然双方が疲れる原因となります。

教える人は、自分だけが解る説明つまり、暗黙知で教えていないか確認しながら教えるようにしましょう。
 
 

教える側は形式知・教わる側が暗黙知


こちらは逆に、教わる側がノウハウ・コツばかりを知ろうとするパターンです。

このパターンは教える人は基本を教えようとするのですが、教わる人はコツやノウハウで楽をしようと考えているのでこちらも双方が疲れる原因となります。

教える人はマニュアルだけでなく、たまに自身の経験である暗黙知を交えながら伝えると良いでしょう。
 
 
 

最後に


知識には形式知と暗黙知の2つがありますが、どちらが悪いという訳ではありません。

教える人は相手がどのレベルにいるかを考え形式知と暗黙知の割合を工夫することで”教えることが疲れる”という状態が徐々に減っていくはずです。

そのためには日ごろからのコミュニケーションが重要になってきます。

 

コミュニケーション能力に関してはこちらの記事をご覧ください。

 

仕事ができる人の秘訣!コミュニケーションの達人になる方法