仕事ができる人の秘訣!情報を共有化して仕事の生産性を大幅に上げる方法

 

出典 https://www.bourbon.co.jp/petit/

 

仕事の生産性が上がらない

社員間で仕事の負担が違いすぎる

社内の人間関係が悪い

 

このような会社に共通していることがあります。

 

それは情報の共有化ができていないせいかもしれません。

 

 

そこで今回は、なぜ情報を共有化する必要があるのか?情報を共有化する方法をご紹介します。

 

 

 

なぜ情報を共有化する必要があるのか?


会社が利益を出すためには、社員が業務で培った情報や知識・ノウハウを活用する必要があります。

そのため、会社にとって情報は宝です。

情報の共有ができていない会社は、宝を独占している状態、いわゆる”宝の持ち腐れ”の状態と言えるでしょう。

 

情報の共有は、会社をさらに成長させるために必要不可欠な要素であることは間違いありません。

 

 

情報の共有化ができていないと


情報の共有化ができていないことが原因で起こる問題があります。

ここでは代表的な三つの問題をご紹介します。

 

 

特定の人しか仕事ができない


情報を共有化できていないということは、「その人しか知らない情報」があるという状態です。

代わりの人がおらず、誰もその内容を知らないので、場合によっては業務がストップしてしまう恐れもあります。

それは企業として致命的な問題と言えるでしょう。

また、その社員が退職すれば、情報という宝は消えてしまいます。

時間をかけて培われた情報が消えてしまうのは、会社として損失です。

 

 

業務生産性の低下


情報の共有不足は、業務生産性の低下の原因にもなります。

情報を共有化できていれば、社員同士、同じような悩みや問題を抱えているケースでも、解決策もでやすくなります。

同じポイントで悩んでいる場合も多いのです。

しかし、それらの解決策を知っている社員がいても、情報の共有がなされていなければ意味はありません。

各々が業務時間の中で、それぞれが解決策を調べることになります。

 

そのことが原因で、時間のロスにつながり、業務生産性の低下の原因になります。

 

 

人間関係の悪化


情報の共有が不足していることで、人間関係にヒビを入れてしまう恐れもあります。

例えば、ある一人の社員に対して情報が共有されていなかったとします。

それが単なる「伝え忘れ」で、情報が伝達されなかっただけだとしても、受け取る人によってその捉え方は違います。

情報の共有不足という状況が続いたら、「意図的に自分に情報を伝えなかったのでは」、「自分のいないところで話が進んでいる」と不信感を抱く人がいるかもしれません。

 

 

情報の共有化の仕方


情報の共有化といっても、各人が自分の担当の情報を口々に共有すると、合理的ではないケースが多くあります。

そこで便利な方法がナレッジマネジメントです。

 

ナレッジとは「個人が持つ業務に関する有益な知識」を意味します。

具体的には、長く業務に携わり、たくさんの業務をこなすことで得られる知識や専門的な業務を通じて得られた知識などがあります。

こうしたナレッジを共有することにより、組織やチームの知識の底上げにつながります。

 

 

ナレッジマネジメント(KM)とは


一橋大学名誉教授野中郁次朗氏が、提唱した“knowledge management”の略で、個人が持つ知識や情報をチーム全体で共有する手法のことです。

 

個人が持つ知識や情報を、言葉に変えることのできる「形式知」と、なかなか言葉にできない“仕事のカン”といった経験則の「暗黙知」のふたつに分けて考えます。

形式知と暗黙知に関してはこちらの記事もご覧ください。

 

伝えることが苦手な方必見!仕事をわかりやすく伝えていく方法

 

 

情報共有化理想の形


知識、情報は独占することなく、それぞれの知識がメンバー間で共有され、暗黙知から形式知へ、逆に形式知から暗黙知へという変換させていくのが理想の形です。

 

暗黙知と形式知は各個人間を移動していくという理想的な形をSECIモデルといいます。

SECIモデルには「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」の4つのモードがあります。

 

 

①共同化


共同化では、主に経験の共有を通じて、個人の暗黙知が他の組織メンバーと共有され、異質な暗黙知の相互作用を通じて、新たな暗黙知が創出されていきます。

 

あなたと技術者が黙々と仕事をしているシーンです。

お互いに会話らしい会話はしていませんが、同じ経験を共有しています。

この時は、まだ2人の経験で終っています。

 

②表出化


表出化では、個人が蓄積した暗黙知が、言語やモデルなどの表現手段によって形式知として表現されます。

暗黙知を共同化できる範囲は限られますが、表出化された知識は集団としての共有が容易になります。

 

 

翌日の朝礼です。昨日の仕事の報告をします。

黙っていれば、あなたともう一人の技術者だけの共有体験で終りますが、全員に伝えることで、その経験がチーム全体に広がります。

 

 

③連結化


連結化では、形式知を組み合わせて、より良い形式知へと体系化します。

 

その話を聞いた同僚があなたにアドバイスをしてくれました。

こうやって既存の知識に新たな知識が加わり業務が改善する兆しが見えてきました。

 

 

④内面化


内面化では、共有された形式知が、暗黙知として再び個人に取り込まれます。

形式化された知識を実践の中で活用し、生きた知識として体得していく中で、新たな暗黙知が創造されていくのが理想的な形です。

頭で解ったことをちゃんと体にしみこませるプロセスです。

「わかる」と「できる」は違いますのでしっかりと反復練習をすると形式知は暗黙知になります。

 

最後に


仕事の生産性を上げるには知識、情報を共有することが欠かせません。

 

今回ご紹介したSECIモデルですが各モードは④で終わるのではなく、①に戻り各人の暗黙知が形式知になり組織、チームの財産になります。

これを繰り返すことによって独自のノウハウが産み出されていくのです。

私たちが日々の中でどれだけ情報の共有化ができているかが重要です。

 

 

情報収集の方法に関してはこちらの記事をご覧ください。

 

仕事ができる人の秘訣!情報収集の達人になる3つの方法

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