仕事ができる人の秘訣!優先順位を考えるときのポイント

出典 https://dogatch.jp/news/ntv/57424/detail/

仕事ができない人の特徴として優柔不断があげられます。

優柔不断の人は数多くいますが、仕事での優柔不断は何をするべきかわからない、優先順位を決めることができないという形で表れます。

優先順位を決めることができず、効率的に働くことができないことから、一生懸命やっているつもりでもいつの間にか仕事ができない人間というレッテルを貼られることになります。

そこで今回は、優先順位を考えるときのポイントについてお話します。

優先順位とは


優先度は、[高い][中][低い]や[A][B][C]などの指標化できるものです。

しかし優先度には

関係者によって状況温度差が生じやすい
(Aさんにとって高いがBさんにとっては低いのようなこと)

優先度の境界線が難しい

優先度自体のが不明確で意思決定材料になりにくい

のような3つの欠点があります。

 

それに対して、優先順位は、明確な序列です。

順番が明確なので、理由の如何に関わらず絶対的な順番になります。

優先順位は決めてしまえば順番は明確ですが、何故その順番かはわかりづらいため、基準を作り優先順位を決める必要があります。

優先順位の決め方


優先順位は順番であるため、何らかの根拠をもとに順序付けされます。

主に基準となる根拠は重要性緊急性です。

重要性を考える


優先順位を考えるとき「それをやらなかった時に何が起こるか?」を考えることこれが重要性です。

例えばプレゼンや商談のための資料作成があったとします。

それをやらなかったらどうなるでしょうか?

会社は大きな機会損失を被ると同時に信用も失ってしまうかもしれません。

物事の重要性を考えることがとても大事なのです。

逆に言えば、重要ではないことはそもそもやる必要がないということになります。

緊急性を考える


次に大事な事は、「それはいつまでに対応しないといけないのか?」を考えることです。

言い換えると「締切はいつなのか?」ということです。

特に仕事においては締切を破ってしまうと周りの方に迷惑がかかるばかりではなく自分自身の評価も下がってしまいます。

一度、仕事を任せられないとレッテルを貼られてしまうと、チャンスが回ってこなくなる可能性も高くなりますので締切は厳守しましょう。

締切がないように見えるものでも、実は依頼者の中ではおおよその納期がありますので確認が必要です。

本当に締切がないものに関しては、今すぐやる必要はありませんので、他の仕事を優先しましょう。

重要性と緊急性の落とし穴


多くの人が重要性と緊急性をもとに優先順位を考えていると思いますが、実はこの二つを基準に考えているとある落とし穴にはまる可能性があります。

その落とし穴とは緊急のものは、重要に見えてしまいがち(通常より重要度を高く錯覚しがち)ということです。

例えば、

マーケティングの戦略を立てる

新たな業務分野への参入を模索する

こういった仕事は、すぐに効果が発揮されるわけではないので、どうしても後回しになってしまうのです。

このように、緊急度重要性で分類しようとすると、目先の仕事に囚われ、本当に大事な仕事が後回しにされてしまう、というデメリットがあります。

 

効果性を考える


多くの人が優先順位を考えるときに緊急度と重要性で考えますが、よほど迫ってなければ、納期は優先順位を決める上で、それほど重要とはいえないでしょう。

受容性と緊急度の代わりに、仕事の優先順位をつける際には何のためにこの仕事をしているのかを考えましょう。

たとえば、営業や販売の仕事は会社に多くの売上をもたらすことです。
つまり、仕事においてはもたらされる効果を優先順位の基準にすると上手くいきます。

逆に、自分が好きな仕事だからとか楽だからという基準で選んでしまうと効果の低い仕事なのに、優先順位を高くつけてしまいますので注意が必要です。

 

難易度を考える


早いうちに難しい仕事から済ませようと考えている人が多いですが、難易度が低い仕事から行うようにしましょう。

難易度が高い仕事は集中して取り組まないとミスが生まれやすくなりますし、その仕事に神経を使うあまり、他の仕事が手につかなくなるというデメリットがあります。

さらに、難しい仕事に集中力を費やした状態で簡単な仕事にとりかかると、普段はしないようなミスをしてしまう恐れが生まれます。

 

優先順位の決め方


効果性と難易度をもとに次のように優先順位を決めることができます。

効果性高 難易度低=今すぐやる(優先順位1)
効果性高 難易度高=中長期的にやる(優先順位2)
効果性低 難易度低=手が空いたらやる(優先順位3)
効果性低 難易度高=やらない(優先順位4)

優先順位を決めても終わりではありません。

効果性難易度から優先順位を決めたら、それは自分だけで完結するものなのか?を考えてみましょう。

自分ひとりでは終わらない仕事がある場合は全体のプロセスを把握した上でできるだけ早く協力を求めましょう。

また、優先順位3の効果性が低く難易度も低いものは他の人に任せるといった判断も重要です。

最後に


優先順位を決める際には、重要性と緊急度ではなく、効果性と難易度を基準に決めましょう。

また、一度決めた優先順位はよほどのことがない限り変更しないことがポイントです。

決断力を付ける方法に関してはこちらの記事をご覧ください。

大河ドラマ『おんな城主直虎』から学ぶ決断力を高める方法

 

Follow me!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です