仕事ができる人の秘訣!仕事のスピードを今より5倍上げる3つの方法

出典http://jdoramamatome.blog.fc2.com/category70-1.html

 

仕事のできる人の特徴のひとつに仕事が早いというものがあります。

 

仕事ができる人=仕事が早いというイメージを持っている人も多いと思います。

 

仕事が早い人に共通していることは、事務処理能力に優れているということと効率がよいということです。

つまり、事務処理能力を鍛え、効率がよくなれば今の5倍は仕事が早くなるといっても過言ではありません。

 

そこで今回は、仕事が早くなる3つの方法をご紹介します。

 

1 決めたらすぐやる


仕事の速さを決める最も重要なことは初動です。

 

第一歩を踏み出さない限りは、絶対にゴールへは近づけません。

仕事に要する時間が同じであるなら、初動が速いほうが終わるのも速いということは当たり前ですが、知っていてもほとんどの人ができていません。

すぐに着手したほうがいいとわかっていてもすぐに動けない、その理由は完璧を求めているからです。

 

完璧を求めない


仕事が遅い人は「やると決めたけれど、その判断は本当に正しいのか、もう少し考えてみよう」というように、自分の判断が正しいかどうか不安になってしまい、再度考えなおしてしまいます。

失敗したらどうしようという気持ちは仕方がありません。

仕事が速い人は、仕事に完璧な正解はないものだと理解しているため、一度決めたら動き出すことができます。

決めたらとにかくすぐにやることが重要です。

なかなか行動に移せないという方はこちらをご覧ください。

後回しにする癖がある人必見!すぐ行動できる人になる方法

2 段取り8割


段取り8割という言葉が示すように、仕事のスピードは、段取り次第でいかようにも変わります。

それだけ、段取りが命ということです。

段取りとは、言い換えると仕事をどの順番でするかということです。

1 仕事のゴールを決める


全ての仕事に目的・目標があります。

取り組む仕事の目的つまり、これから取り掛かる仕事のゴールを設定しましょう。

イメージしたゴールに到達するために必要なことを書き出し、何が必要なのかを具体的にシミュレーションしましょう。

2 作業を分解する


期限とゴールイメージに従って仕事をいくつかの作業に分解できます。

どのような作業が必要なのか、まずは思いつくままに作業のリストアップをしていくことを心がけましょう。

3 優先順位をつける


優先順位をつけ、優先度の高いものから順に手をつけていく流れをつくっていきましょう。

状況によっては、優先度の低いものは作業自体を行わないという選択肢をとることもありです。

優先順位は緊急性と重要度で決めがちですが、実はその2つを根拠にすると効率が悪くなる場合があります。

優先順位のつけ方に関してはこちらの記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

仕事ができる人の秘訣!優先順位を考えるときのポイント

4 作業時間を見積もる


目標時間を設定し、ゴールから逆算した期限を決めます。

5 実行に移す


計画を実行していくに当たって、段取り通りにいくことが理想ですが、完璧を求めるのではなく、まずは前に進めることを重視しましょう。

それでも段取り通りに進まないときは、早めに上司や関係者へ報告・連絡・相談し、何を優先すべきなのかを決めていく必要があります。

6 検証する


実行して終わりにせず、段取りが計画通り行われたのか、改善の余地があるのかなどを検証しましょう。

ことでの仕事を行う際に何を気を付けながら段取りを行い、実行すればよいのかわかります。

特にうまく進んだときほど、振り返りを十分に行い、段取りの評価を行いましょう。

計画から振り替えりまでの方法であるPDCAサイクルをこちらの記事で紹介していますので参考にしてください。

仕事ができる人の秘訣!仕事が上手くいっているかの物差しPDCAサイクルとは

 

3 仕事の効率をよくするツールを使う


仕事が早い人は効率かよくなるツールを使いこなしています。

 

例えば、
スマートフォンで名刺を写真撮影するだけで、自動でテキスト化してデータベースに登録する名刺の自動読み込みツール。

 

遠隔からの営業報告ツール外出先や電車から、スマホやノートPCを使ってどこからでも営業報告書を作成できる営業報告ツール。

移動中の時間を使用して、顧客情報の確認ができる顧客情報管理ツール

 

出勤のシフト調整や確認を全てネットで管理するシフト管理ツール

 

など様々な便利なツールがあります。

 

また、仕事が早い人はパソコンでも効率的な方法を使っています。

 

ここでは代表的な方法をご紹介します。

Home/Endボタン


wordで文章を書く人にオススメな方法です。

 

キーボードには、HomeボタンとEndボタンがあります。

 

何かの単位の最初まで飛ぶのがHomeボタン、最後まで飛ぶのがEndボタンです。

 

また、Shiftボタンを押しながらHome/Endボタンを押すと、カーソルが飛ぶ箇所まで範囲選択できます。

 

さらに、Ctrl + Home/Endボタンを押すと、最初/最後のページまで一気に飛びます。

 

Excelの[Ctrl+1]と[F4]


Excelのショートカットキーというと[Ctrl+c][Ctrl+v]コピペが有名ですが、数あるショートカットキーの中でも、[Ctrl+1]と[F4]は中でもオススメです。

[Ctrl+1]は選択しているセルの書式設定ができます。

 

もうひとつの[F4]ひとつ前の操作を繰り返すことができま

 

例えば、セルの色を黄色に変えた後に別のセルに移動し、[F4]を押すとそのセルが黄色くなります。

 

同じことを何回もやるときにこの[Ctrl+1]と[F4]の2つを組み合わせるだけで、作業効率を劇的にあげ、仕事のスピードを上げることができます。

[Alt]ボタン


[Alt]キーを押すと、目的の操作を行うためにどのキーを押せばよいか、ヒントが順に表示されます。

 

[Ctrl]キーと違って、ヒントが出るのでキーの組み合わせを覚える必要がありません。

 

例えば、[Alt]を押して、次に「H」を押すとホームに飛びます、あとは表示された英数字を見て目的のキーを押せばショートカットキーを見つけることができるのです。

 

マウスを使わず、[Alt] を使うことによってさらに作業効率とスピードが上がります。

 

最後に


仕事ができる人は、どうすれば効率的になるか常に情報収集に動いています。

今回ご紹介した3つの方法で劇的に仕事のスピードが上がります。

情報収集の方法についてはこちらをご覧ください。

仕事ができる人の秘訣!情報収集の達人になる3つの方法

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